Evento aziendale: come organizzarlo efficacemente

Come individuare i partner nella realizzazione di un evento?

Nell’organizzazione di un evento aziendale, che valorizzi e rispecchi totalmente il valore del nostro lavoro, come facciamo ad affidarci completamente ad una società esterna? Siamo sicuri di consegnare il risultato ad una realtà che lavori professionalmente e onestamente? E che sia in grado di prendersi cura di ogni aspetto logistico e organizzativo? 

Un meeting, un congresso o una fiera rappresentano per l’azienda un momento di connessione con e tra i propri dipendenti, ma anche con i partner esterni. Sono occasioni di promozione dei loro “prodotti” innovativi, ma anche di rafforzamento dell’identità aziendale. Dunque per l’azienda stessa l’evento rappresenta un enorme investimento non solo in termini di costi, ma anche di brand reputation.

Per questo motivo è fondamentale che ogni aspetto sia curato nei minimi dettagli: dalla scelta della location (leggi il nostro articolo Guida alla scelta: la location) al personale che si occupa dell’accoglienza, dall’allestimento degli spazi al catering, dalla promozione ai transfert, ecc…

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Individuare le agenzie

Il primo passo da effettuare per districarsi tra le innumerevoli realtà esistenti nel settore di organizzazione eventi è quello di effettuare ricerche sul web per vedere quali realtà compaiono. 

Il secondo passo sarà quello di valutare le competenze e analizzare il portfolio lavori sui loro siti internet. Sarà d’aiuto investire anche qualche minuto nella lettura delle recensioni dei clienti, ricordandoci sempre di farlo con occhi possibilmente imparziali.

Troverete agenzie che si occupano della scelta della location, degli allestimenti e del catering, ma si appoggiano ad altre realtà esterne per il noleggio del personale tecnico e del materiale. Ci sono agenzie che offrono contatti tra ospiti, vip e animazione, chi invece dispone di un pacchetto completo di servizi tecnici-artistici.

Starà a voi scegliere su chi investire tenendo conto del budget disponibile. L’importante è avere le conoscenze base per capire se avete davanti qualcuno che può rischiare di rovinarvi l’evento con disagi tecnici, disorganizzazioni e scelte approssimative. Se gli ospiti sentiranno solo Larsen audio o si troveranno davanti ad uno spettacolo male illuminato, sarà difficile avere un feedback positivo dell’evento.

Come scegliere?

Avete fatto una piccola lista di aziende partner che rispecchiano la vostra idea di evento? Richiedete dunque i vari preventivi in dettaglio, preoccupandovi che siano accompagnati da un disegno scenografico ed illuminotecnico in formato cad/dwg. In questo modo potrete rendervi bene conto del progetto. Infine domandate una lista del materiale e del personale dettagliata, con quantità e riferimenti.

Prima di realizzare l’evento ricordatevi inoltre che è obbligatorio richiedere un Piano di Produzione, un DUVRI (Documento Unico per la valutazione dei rischi per interferenze) dove si potranno constatare i vari subappalti, e un DURC dell’azienda (Documento Unico di Regolarità Contributiva), da allegare alle varie certificazioni del caso, come da normative. 

Se la società di organizzazione d’eventi esita a consegnarvi questa documentazione, diffidate!!!

Ricordate che rivolgendovi a dei seri professionisti, contrariamente a quanto avrete sentito dire, sicuramente spenderete di meno e sarete molto soddisfatti del risultato.

Se ti è sfuggito, leggi anche il nostro articolo: Guida alla Scelta: la Check-list