Guida alla Scelta: la Location
La prima e fondamentale questione da affrontare prima di organizzare qualsiasi tipo di evento è: quale location scegliere?
Quando si decide di organizzare un evento, una volta individuata la tipologia e valutato il periodo in cui l’evento andrà a svolgersi, bisogna innanzitutto chiedersi COME effettuare la scelta della location più adatta per l’evento. Ci sono infatti molti parametri da tenere in considerazione per rendere al meglio il proprio evento.
POSIZIONE
Per prima cosa è importante capire la posizione della location, così da risolvere qualsiasi problema di accessibilità e raggiungibilità. Bisogna porsi le giuste domande:
- Come arriveranno gli ospiti alla sede dell’evento?
- Se in treno/aereo, serve che la sede sia vicino all’aeroporto/stazione o facilmente collegata a essi?
- Se in auto o mezzi pubblici, serve che la location abbia un parcheggio custodito e facilità d’accesso ai mezzi urbani?
- Nel caso in cui l’evento non si svolgesse in hotel, i trasferimenti tra hotel e sede sono brevi, comodi e non soggetti a flussi di traffico problematici?
Queste domande aiutano a selezionare le papabili location, anche nel caso in cui l’evento sia “fuori porta” ed evitare così defezioni di ogni sorta.
DIMENSIONI
Secondo parametro fondamentale riguarda gli spazi per l’evento: una sala troppo piccola genererà degli ovvi problemi logistici, ma una sala troppo grande può essere dispersiva e cosa ancora peggiore dare l’idea che l’evento non abbia avuto successo.
È qui necessario raccogliere quante più adesioni possibili all’evento in anticipo. Come fare a sapere quante persone parteciperanno all’evento?
- Aprire un sito internet dedicato all’evento: in questo modo si raccoglieranno i contatti degli interessati che potranno essere spinti a confermare l’adesione.
- Creare eventi a numero chiuso: è sicuramente vantaggioso per avere l’idea del numero massimo di partecipanti e si potrà prenotare subito la sala più adatta. La strategia del numero chiuso è uno stimolo per le persone che sono interessate al tuo meeting ma non hanno ancora deciso se partecipare o no.
TIPOLOGIA
La tipologia della location, invece, aiuta a migliorare l’esperienza emotiva dei partecipanti, rendendola coerente con il messaggio che si vuole comunicare. Il segreto sta nel di capire il punto di forza che caratterizza la location e se combacia con l’atmosfera che l’evento stesso dovrà trasmettere. Scegliere una location molto discordante con la tipologia di partecipanti e di messaggio a cui sono abituati, può rendere l’esperienza meno coinvolgente compromettendo il grado di attenzione e partecipazione dei presenti.
- Se si vuole creare nei partecipanti un senso di intimità e coesione del gruppo, sarà allora migliore un agriturismo per meeting.
- Per un evento di alto profilo dove il lusso e lo sfarzo sono il focus centrale sarà più ottimale una location di alto profilo, come un hotel a 5 stelle con sale meeting.
- Nel caso di un evento di lusso, ma che presenta atmosfere che si riallacciano alla tradizione e alla cultura, una dimora storica sarebbe l’ideale.
ALLESTIMENTI
Infine, è importante sapere cosa la location mette a disposizione in termini di attrezzatura. La progettazione tecnica di un evento, che include luci, impianti audio, proiettori video e caveria in genere, è fondamentale perché l’evento abbia successo e sapere se la location comprende almeno una parte del materiale è fondamentale. Un esperto nell’organizzazione degli eventi, come il nostro team, è in grado di consigliare il cliente su cosa sia più utile e guidarlo, eventualmente, nella scelta di service affidabili per il noleggio di ciò che manca alla location.
Queste sono pillole per conoscere il mondo degli eventi, ma non basta. Se volete essere sicuri di trovare la location più giusta e che l’evento sia completo in ogni suo aspetto, contattateci e vi aiuteremo. Grazie alla nostra fidata rete di collaboratori e servizi riusciremo ad occuparci al meglio di ogni minimo dettaglio.
