Guida alla Scelta: la Check-list
Quando si deve organizzare un evento bisogna avere buone doti di pianificazione e strategia. Non sempre un’idea si può concretizzare in maniera positiva. Ci sono numerose variabili da tenere sotto occhio contemporaneamente, e spesso chi ha poca esperienza nell’organizzazione di eventi finisce per fare una gran confusione, dimenticandosi passaggi indispensabili o ponendo l’attenzione su dettagli insignificanti lasciando in secondo piano le cose fondamentali. Ci vogliono quindi competenze, esperienza, avere un senso organizzativo e un autodisciplina ben delineate e allenate.
La fase organizzativa richiede molti passaggi e una visione d’insieme per non lasciare nulla al caso, perché l’imprevisto è sempre in agguato, dove meno te lo aspetti. È importante quindi avere una spiccata capacità di problem solving. E allora creare una check-list diventa un valido alleato per organizzare un evento di successo. Ogni tipologia di evento necessita infatti di una check-list diversa, ma ognuna di esse ha sicuramente delle caratteristiche imprescindibili: deve essere chiara, esaustiva e soprattutto completa. Ma vediamo i punti fondamentali per redigere una check-list funzionale. Cercheremo di essere il più generici possibile perché ogni check-list è unica, così come l’evento.
GLI OBIETTIVI
L’evento è uno strumento di comunicazione che si rivolge a un determinato pubblico. Se l’obiettivo è chiaro sarà più facile individuare gli interlocutori e definire che tipo di evento creare, sia esso un congresso, un seminario, un concerto o una cena di gala.
IL BUDGET
Fondamentale per poter andare avanti con lo sviluppo di un progetto è definire il budget e capire il piano di spese. Può essere d’aiuto porsi delle domande:
- I partecipanti pagheranno una quota di partecipazione?
- Ci saranno degli sponsor?
LA LOCATION
Come già descritto nel primo appuntamento di Guida alla Scelta una buona location è fondamentale. La location deve rispettare tutte le requisiti necessari alla logistica e all’accoglienza, deve essere facilmente raggiungibile e disporre di una vasta scelta di strutture per accogliere gli ospiti e svolgere l’evento.
LA PROGETTAZIONE TECNICA E ARTISTICA
La progettazione sia della parte tecnica che della parte artistica danno vita all’evento e raggiungere il più ampio numero di persone in relazione alla tipologia di evento e al posizionamento che si è prefissati nella propria vision strutturale. È il cuore di tutto l’evento, ciò che lo realizza concretamente.
IL PIANO DI COMUNICAZIONE
Ogni evento va comunicato e una buona strategia di comunicazione che tenga conto dei social media e di una buona attività di ufficio stampa farà in modo che l’evento sia un successo, realizzando tutti i supporti necessari: programmi, kit congressuali, allestimenti, manifesti.
Infine ci sono delle linee guida da seguire.
1) USARE UN METODO
In base all’evento, si può decidere di scrivere una check-list omnicomprensiva di tutte le fasi operative oppure una per ogni aspetto specifico, ad esempio:
- Logistica
- Comunicazione
- Progettazione artistica
2) NON SCRIVERE IN MODO FRETTOLOSO
Data l’importanza della checklist è necessario dedicarle il tempo che serve, così da evitare errori banali e non rischiare di avere rimpianti causati da distrazione.
3) CONTROLLARE LA CHECK-LIST
È importante che una volta compilata la checklist sia controllata punto per punto a mente fredda così da verificare se la sequenza sia corretta, che non ci siano punti doppi o ancora che qualcosa manchi.
4) CONDIVIDERE LA CHECK-LIST
Che si usi un cartellone in ufficio o inviando un file attraverso l’e-mail è bene che tutte le persone coinvolte nel progetto abbiamo la lista delle cose da fare. Questo eviterà dei rallentamenti nella tabella di marcia.
Concludendo nell’organizzazione di qualsiasi evento si deve essere certi che nessun elemento importante sfugga. Il successo dell’evento è come un boomerang per l’organizzatore, perciò bisogna fare in modo che sia sempre positivo. Basta davvero poco per venire bollati come incompetenti.
In definitiva organizzare un evento non è un gioco da ragazzi!
